Datenschutzerklärung
1. Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und die Externatsbörse nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Sächsischer Hebammenverband e. V.
Am Bildersaal 1a
04159 Leipzig
Vertreten durch den Vorstand:
1. Vorsitzende: Alexandra Kluge
2. Vorsitzende: Stephanie Hahn-Schaffarczyk
Kontakt:
Telefon: 0171 – 3290 750
E-Mail: info@hebammen-sachsen.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
3. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:
– Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
– Berichtigung unrichtiger Daten
– Löschung Ihrer Daten
– Einschränkung der Verarbeitung
– Datenübertragbarkeit
– Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
– Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannte verantwortliche Stelle wenden.
Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht ohne Weiteres von Dritten mitgelesen werden.
5. Server-Log-Dateien
Der Provider dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies können insbesondere sein:
– Browsertyp und Browserversion
– verwendetes Betriebssystem
– Referrer-URL
– Hostname des zugreifenden Rechners
– Uhrzeit der Serveranfrage
– IP-Adresse
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website.
6. Cookies und lokale Speicherung
Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare lokale Speichertechniken. Sie dienen insbesondere dazu, Login-Funktionen, Nutzerkonto, Sicherheitsfunktionen, Formulare, Support, Merkliste, Nachrichten, Filter, Darstellungszustände und PWA-Funktionen bereitzustellen.
Einige Speicherungen werden nach Ende der Sitzung gelöscht, andere können auf Ihrem Endgerät verbleiben, bis Sie diese löschen.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben oder Cookies generell ausschließen. Bei der Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Funktionalität der Website eingeschränkt sein.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TTDSG. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und nutzerfreundlichen Bereitstellung der Plattform.
7. Registrierung und Nutzerkonto
Für die Nutzung bestimmter Funktionen der Externatsbörse ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir die Daten, die Sie im Rahmen der Registrierung und Nutzung Ihres Nutzerkontos angeben.
Hierzu können insbesondere gehören:
– Name
– E-Mail-Adresse
– Benutzerrolle
– Login- und Kontodaten
– Status des Nutzerkontos
– technische Verwaltungsinformationen
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos, zur Authentifizierung und zur Zuordnung der jeweiligen Plattformfunktionen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Nutzung der Plattform erforderlich ist. Soweit einzelne Angaben freiwillig erfolgen, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
8. Externatsbörse und Profilangaben
Nutzerinnen und Nutzer können auf der Plattform Profile als Anbietende oder Studierende anlegen und bearbeiten. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Profildaten.
Hierzu können insbesondere gehören:
– Profiltyp
– Titel oder Profilname
– Zeitraum und Dauer des Externats
– Postleitzahl und Stadt
– Koordinaten wie Latitude und Longitude
– Umkreis bei Suchprofilen
– Angaben zur Mobilität
– Einsatzgebiete
– Rahmenbedingungen
– Wünsche im Externat
– Hinweise zur Anreise
– sonstige freiwillige Profilangaben
Diese Daten werden verarbeitet, um Profile darzustellen, passende Profile zu ermitteln, Kontaktaufnahmen zu ermöglichen und die Plattform zu verwalten.
Bitte geben Sie keine besonders sensiblen Daten ein, insbesondere keine Gesundheitsdaten, sofern dies für die Nutzung der Plattform nicht erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Nutzung der Plattform erforderlich ist. Freiwillige Angaben erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Matching-Funktion
Die Plattform nutzt eine Matching-Funktion, um passende Externatsplätze und Suchprofile zu ermitteln. Dabei werden insbesondere folgende Angaben miteinander verglichen:
– Zeitraum
– Dauer
– Postleitzahl
– Stadt
– Koordinaten
– Umkreis
– Entfernung bzw. gleicher PLZ-Bereich
– Verfügbarkeit
– Match-Status
Zur schnellen Darstellung können technische Zwischenergebnisse gespeichert werden, z. B. passende Profil-IDs, Anzahl passender Profile, Matching-Status, Aktualisierungszeitpunkte, berechnete Überschneidungen und Arbeitstage.
Die Matching-Funktion dient ausschließlich dazu, passende Profile vorzuschlagen und die Kontaktaufnahme zu erleichtern. Ein angezeigtes Match stellt keine verbindliche Zusage dar.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
10. Merkliste
Nutzerinnen und Nutzer können Profile auf einer Merkliste speichern. Dabei verarbeiten wir insbesondere:
– Nutzer-ID
– Anbieterprofil-ID
– Studierendenprofil-ID
– Match-Kontext
– gespeicherte Zeiträume
– Entfernung bzw. PLZ-Bereich
– Match-Status
– optionale Notizen
– Änderungs- und Prüfstatus
Die Merkliste dient der persönlichen Organisation passender oder interessanter Profile. Die Plattform kann anzeigen, ob ein gespeichertes Match weiterhin passt, geändert wurde, bestätigt wurde oder nicht mehr verfügbar ist.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11. Match-Bestätigung und Auflösung
Nutzerinnen und Nutzer können Matches bestätigen oder eine Auflösung anfragen. Dabei verarbeiten wir insbesondere:
– beteiligte Profil-IDs
– beteiligte Nutzer-IDs
– Match-Schlüssel
– Bestätigungsstatus
– Zeitpunkte der Bestätigung
– Auflösungs- oder Stornierungsstatus
– angegebene Gründe oder Hinweise
– relevante Zeiträume, Arbeitstage und Entfernung
Diese Daten dienen dazu, den Status eines Matches transparent zwischen den beteiligten Parteien darzustellen und die weitere Abstimmung zu erleichtern.
Wenn ein Match beidseitig bestätigt wurde, kann dies in der Plattform besonders hervorgehoben werden. Wenn ein Match nicht mehr verfügbar ist, kann dies den betroffenen Parteien angezeigt werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
12. Nachrichtenzentrale
Die Plattform stellt eine interne Nachrichtenzentrale bereit. Eine Kontaktaufnahme ist grundsätzlich nur im fachlichen Kontext möglich, z. B. bei passenden Profilen, geprüften Profilen, bestätigten Matches oder bestehenden Gesprächen.
Dabei verarbeiten wir insbesondere:
– Absender
– Empfänger
– Betreff
– Nachrichteninhalt
– Zeitstempel
– Lesestatus
– Gesprächsstatus
– Papierkorb- und Wiederherstellungsstatus
– Match- oder Profilkontext
– Systemkennzeichnungen wie Match-Anfrage, Admin-Hinweis oder Erinnerung
Nachrichten können in Eingang, Gesendet, Verlauf, Papierkorb oder besonderen Kategorien wie Match-Anfragen angezeigt werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Kommunikationsfunktion innerhalb der Plattform.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
13. Supportformular
Über das Supportformular können Sie Fragen oder Supportanfragen an uns senden. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, insbesondere:
– Name
– E-Mail-Adresse
– Art der Anfrage
– Nachrichtentext
– Zeitpunkt der Anfrage
– technische Bearbeitungsinformationen
Wenn Supportzeiten hinterlegt sind, kann angezeigt werden, ob der Support aktuell erreichbar ist. Außerhalb der Supportzeiten wird darauf hingewiesen, dass die Anfrage per E-Mail eingeht und schnellstmöglich bearbeitet wird.
Zur Spamabwehr kann WP Armour eingesetzt werden. Dabei können technische Prüfungen erfolgen, um automatisierte Spam-Eingaben zu verhindern.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
14. Admin-Hinweise und Account-Overlay
Administratoren können Nutzenden Hinweise anzeigen oder senden. Diese Hinweise können z. B. im Nutzerkonto, in der Nachrichtenzentrale oder als Overlay erscheinen.
Dabei können verarbeitet werden:
– Empfänger
– Betreff
– Hinweistext
– Priorität
– Status
– Zeitpunkt
– Bearbeiter
– Bezug zu einem Profil oder Supportfall
Diese Funktion dient der Verwaltung, Unterstützung, Sicherheit und Kommunikation wichtiger Informationen innerhalb der Plattform.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
15. Live-Support
Sofern angeboten, kann eine Live-Support-Funktion genutzt werden. Dabei kann ein Nutzer aktiv eine Support-Sitzung anfordern. Eine Support-Sitzung wird nur zeitlich begrenzt und mit Nutzerfreigabe bereitgestellt.
Administratoren erhalten dadurch keinen Zugriff auf Ihr Passwort. Änderungen im Rahmen des Supports können protokolliert werden.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
– Support-Code
– Nutzer-ID
– Admin-ID
– Start- und Endzeitpunkt
– Status der Sitzung
– Zustimmung
– Bearbeitungshinweise
– Änderungsprotokolle
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
16. Profilbearbeitung durch Administratoren
Administratoren können berechtigt sein, Profile im Verwaltungsbereich zu prüfen oder zu bearbeiten. Dies kann z. B. erforderlich sein, um Support zu leisten, fehlerhafte Angaben zu korrigieren, Profilstatus zu ändern oder die Funktionsfähigkeit des Matchings sicherzustellen.
Wenn Administratoren Profildaten ändern, kann ein interner Änderungsgrund gespeichert werden. Bei Änderungen an Ortsdaten können Koordinaten neu ermittelt werden, damit die Matching-Funktion weiterhin funktioniert.
Dabei können insbesondere verarbeitet werden:
– geänderte Profilfelder
– Bearbeiter
– Zeitpunkt der Änderung
– interner Änderungsgrund
– betroffene Nutzer- und Profil-IDs
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
17. Sperrung und Löschung von Nutzerkonten
Administratoren können Nutzerkonten sperren oder löschen, wenn dies aus rechtlichen, organisatorischen, sicherheitsbezogenen oder supportbezogenen Gründen erforderlich ist.
Nutzerinnen und Nutzer können außerdem selbst die Löschung ihres Kontos beantragen oder, soweit angeboten, auslösen. Dabei kann ein Löschprotokoll geführt werden.
Bei Sperrungen kann dem betroffenen Nutzer ein Hinweis angezeigt werden. Nutzer können ggf. eine Freigabe beantragen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
18. Karten, Standort und Geocoding
Für Kartenfunktionen nutzt die Website Leaflet und OpenStreetMap. Zur Geocodierung von Postleitzahl, Ort oder optional eingegebenen Adressbestandteilen kann Nominatim / OpenStreetMap verwendet werden.
Kartenfunktionen können genutzt werden, um:
– PLZ-Gebiete anzuzeigen
– Standorte oder Suchgebiete darzustellen
– Radien sichtbar zu machen
– passende Profile auf einer Karte zu zeigen
– die Profilanlage zu erleichtern
Hierbei können technische Daten wie Ihre IP-Adresse sowie die angefragten Ortsdaten an Anbieter der Kartendienste übertragen werden.
Die Nutzung erfolgt zur nutzerfreundlichen Darstellung und Eingabe von Standort- und Matchingdaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie freiwillig Standortdaten über die Karte auswählen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage Ihrer Eingabe.
19. KI Helfer
Sofern aktiviert, stellt die Website einen KI Helfer bereit. Der KI Helfer dient ausschließlich dazu, allgemeine Fragen zur Nutzung der Plattform zu beantworten.
Die Nutzung ist freiwillig. Vor dem Absenden einer Frage müssen Sie bestätigen, dass Sie keine sensiblen Gesundheitsdaten oder privaten Nachrichten eingeben.
Zur Beantwortung können Ihre eingegebene Frage sowie optional der aktuelle Seitentitel und Seitenpfad an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden. Es werden keine Passwörter, keine privaten Nachrichten und keine vollständigen Profildaten automatisch an den KI-Dienst übermittelt.
Der KI Helfer ersetzt keine rechtliche, medizinische oder fachliche Beratung.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
20. Statistik und Verwaltungsdashboard
Administratoren können statistische Auswertungen zur Nutzung der Externatsbörse einsehen. Diese dienen der Verwaltung, Qualitätssicherung, Weiterentwicklung und Übersicht über die Plattform.
Statistiken können z. B. umfassen:
– Anzahl der Profile
– Anzahl der Matches
– offene und bestätigte Match-Anfragen
– Last-Minute-Externatsplätze
– regionale Verteilung
– Profilstatus
– Aktivitätsdaten
– Support- und Verwaltungsvorgänge
Soweit möglich, werden Statistiken aggregiert dargestellt. Einzelne personenbezogene Daten können im Verwaltungsbereich sichtbar sein, soweit dies für Verwaltung, Support oder Sicherheit erforderlich ist.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
21. Export, Berichte und Zugriff für berechtigte Personen
Administratoren können bestimmte Statistiken oder Verwaltungsdaten exportieren oder als Bericht bereitstellen, z. B. als CSV oder Druck-/PDF-Ansicht.
Außerdem können zeitlich begrenzte Zugriffslinks für berechtigte Personen erstellt werden, um bestimmte Statistikbereiche einzusehen.
Die Verarbeitung erfolgt zur internen Auswertung, Berichterstattung und Verwaltung der Externatsbörse.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
22. Progressive Web App und lokale Funktionen
Die Website kann Funktionen einer Progressive Web App bereitstellen. Dabei können technische Dateien zwischengespeichert werden, damit die Website schneller lädt oder auf mobilen Geräten besser nutzbar ist.
Außerdem können lokal im Browser einzelne Bedienzustände gespeichert werden, z. B.:
– geöffnete Bereiche
– Filter
– Reload-Zähler
– Darstellungsoptionen
– Formular- oder Kartenzustände
Diese lokale Speicherung dient der technischen Bereitstellung und Bedienbarkeit der Website.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
23. Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle
Zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Verwaltung der Plattform können bestimmte Vorgänge protokolliert werden.
Dazu gehören z. B.:
– Profiländerungen durch Administratoren
– Löschvorgänge
– Sperrungen
– Freigabeanfragen
– Supporthinweise
– Match-Statusänderungen
– wichtige Systemereignisse
Diese Protokolle können Nutzerbezug, Zeitpunkt, Art des Vorgangs, Bearbeiter und interne Hinweise enthalten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Verwaltung, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge.
24. Kontaktaufnahme per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
25. Keine allgemeine Weitergabe zu Werbezwecken
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht.
Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur technischen Verarbeitung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist.
26. Auftragsverarbeitung und externe Dienstleister
Für den Betrieb der Website können externe Dienstleister eingesetzt werden, z. B. Hostinganbieter, technische Dienstleister, Kartenanbieter, E-Mail-Dienstleister oder Anbieter von KI-Diensten.
Soweit erforderlich, werden mit Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
27. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Nachrichten, Merkliste-Einträge, Match-Bestätigungen, Supporteinträge und Verwaltungsprotokolle werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der Zweck entfällt oder eine Löschung rechtlich zulässig und technisch möglich ist.
Nutzerkonten und Profile können gelöscht werden, wenn Sie die Löschung verlangen oder die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist.
28. Widerruf einer Einwilligung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer Einwilligung möglich. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
29. Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wenn Sie Widerspruch einlegen, verarbeiten wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
30. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird widersprochen.
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31. Aktualität dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Funktionen, rechtliche Anforderungen oder organisatorische Abläufe ändern.
Stand: Mai 2026